Für Personaldienstleister, Zeitarbeit & Recruiting · bundesweit
KI-Telefonassistent für Personaldienstleister
Vom verpassten Anruf zum Vorstellungstermin
Euer Team nimmt jeden Bewerberanruf an – auch während der Vorstellungsgespräche, auch nach Feierabend, auch wenn nach der Anzeigenschaltung dreißig Leute gleichzeitig anrufen. In 72 Stunden live. Euer Aufwand: 90 Minuten.
- 24/7
- erreichbar – auch wenn niemand im Büro ist
- 72 h
- von der Zusage bis zum Live-Betrieb
- 90 Min
- Aufwand auf eurer Seite
- 12 Mon
- Betreuung mindestens inklusive
Softwarehaus – und beim Telefonassistenten Umsetzungspartner.
Wir sind Innovaforge, ein IT-Unternehmen aus Frankfurt am Main mit eigener Softwareentwicklung. Beim Telefonassistenten bauen wir trotzdem keine eigene Sprach-KI, sondern setzen auf einer etablierten Plattform auf – weil der Unterschied nicht in der Technik liegt. Eine Telefon-KI zu buchen dauert zehn Minuten. Sie so einzurichten, dass sie eine Initiativbewerbung von einer Krankmeldung und einer Kundenanfrage unterscheidet, die Pflichtangaben zur richtigen Stelle abfragt und dabei keine Frage stellt, die das AGG verbietet, dauert länger. Genau das ist unsere Arbeit: Gesprächslogik, Vorqualifizierung, Übergaberegeln, Datenschutz-Setup und laufende Optimierung – abgestimmt auf euren Prozess.
Vom verpassten Anruf zum Vorstellungstermin
Heute
Die Anzeige läuft, die Bewerber rufen an – und landen in der Mailbox, weil das halbe Team im Vorstellungsgespräch sitzt. Wer nicht durchkommt, ruft nicht noch einmal an. Er ruft beim Nächsten an.
Mit Assistent
Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erkannt, die wichtigsten Angaben aufgenommen und als Termin oder Rückruf sauber an die zuständige Person übergeben – ohne dass jemand ein Gespräch unterbrechen muss.
- 1
Anruf wird angenommen
Jeder Anruf, sofort. Auch während der Gespräche, auch abends, wenn Bewerber nach der Schicht telefonieren.
- 2
Anliegen wird verstanden
Bewerbung, Rückfrage zur Stelle, Terminverschiebung, Krankmeldung oder Kundenanfrage? Der Assistent erkennt, worum es geht.
- 3
Nächster Schritt wird ausgelöst
Termin vorschlagen, Unterlagen anfordern, weiterleiten oder Rückruf anstoßen – dokumentiert und übergabefertig.
Leistungen
Was der KI-Telefonassistent für euer Team übernimmt
Kein weiteres Tool, das jemand pflegen muss. Ein System, das ab Tag 1 die Anrufannahme trägt – rund um die Uhr, ohne Warteschleife.
Jeden Bewerberanruf annehmen
Auch parallel zu laufenden Gesprächen und außerhalb der Bürozeiten. Kein Kandidat landet in der Mailbox.
Vorqualifizieren nach euren Kriterien
Verfügbarkeit, Wohnort, Führerschein, Schichtbereitschaft, Qualifikation: Der Assistent fragt genau das ab, was ihr festlegt – und nichts, was das AGG verbietet.
Gesprächstermine koordinieren
Der Assistent schlägt Termine vor und nimmt Terminverschiebungen entgegen, statt dass jemand telefonisch hinterherläuft.
Standardfragen beantworten
Einsatzort, Arbeitszeitmodell, Bewerbungsweg, Stand der Bewerbung, benötigte Unterlagen – beantwortet, ohne dass jemand ans Telefon muss.
Kundenanfragen erkennen und priorisieren
Ruft ein Unternehmen mit Personalbedarf an, geht das Gespräch sofort an den richtigen Ansprechpartner statt in die Bewerberschleife.
Alles dokumentieren
Jeder Anruf digital erfasst: Anliegen, Kandidat, Stelle, Priorität. Übergabefertig für euer ATS oder eure Disposition.
Anrufspitzen
Die Spitzen, an denen Kandidaten verloren gehen
Anrufaufkommen im Recruiting ist nicht gleichmäßig. Es kommt in Wellen – und genau dann fehlt die Kapazität.
Nach der Anzeigenschaltung
In den ersten Tagen nach Schaltung kommt der Großteil der Anrufe. Genau dann sind alle im Gespräch – und genau dann entscheidet sich, wer den Kandidaten bekommt.
Abends und am Wochenende
Wer in Arbeit steht, bewirbt sich nach Feierabend. Diese Anrufe laufen heute ins Leere – und morgen beim Wettbewerber auf.
Montagmorgen in der Zeitarbeit
Krankmeldungen, Einsatzfragen und Neuanfragen treffen gleichzeitig ein, während die Disposition den Tag plant.
Nach Messen und Aktionen
Jobmessen, Aktivierungskampagnen und Radiowerbung erzeugen eine Anrufwelle, für die niemand zusätzliches Personal vorhält.
Warum Personaldienstleister bei KI selten an der Idee scheitern – sondern an der Umsetzung.
Die meisten Häuser haben kein Erkenntnisproblem. Sie haben ein Umsetzungsproblem.
- Zu viele Systeme zwischen ATS, Disposition und Telefonanlage.
- Zu wenig Zeit im Tagesgeschäft, um etwas Neues sauber einzuführen.
- Zu viele Unterbrechungen zwischen Gespräch, Kundentermin und Telefon.
Und am Ende bleibt KI genau das, was niemand mehr hören kann: ein spannendes Thema ohne Wirkung im Alltag. KI bringt nur dann etwas, wenn sie nicht beeindruckt – sondern entlastet.
Ablauf
So läuft die Zusammenarbeit
Von der ersten Frage bis zum Live-Betrieb in drei Schritten. Kein langwieriges Projekt, keine IT-Abteilung nötig.
- 01
Tag 1
Erstgespräch & Analyse
30 Minuten. Wir schauen uns an, wie viele Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehrend sind und wo Kandidaten heute abspringen. Kein Verkaufsgespräch, sondern ein ehrlicher Blick auf eure Abläufe.
- 02
Tag 2–3
Onboarding & Proof of Concept
Passt die Zusammenarbeit, folgt direkt das Onboarding: kompakter Fragebogen zu Stellen, Pflichtangaben und Übergaberegeln, dann steht der erste funktionsfähige Assistent.
- 03
Ab Tag 4
Revisionen, Go-Live & Optimierung
Nach dem Feinschliff geht der Assistent live – innerhalb von 72 Stunden ab Zusage. Danach optimieren wir laufend auf Basis echter Gespräche.
So wird aus KI ein produktiver Teil eures Recruitings
Fünf Dinge legen wir gemeinsam fest – danach läuft der Assistent im Tagesgeschäft mit.
- 01
Rufnummer
Eigene Nummer je Kampagne, Überlauf bei besetzt oder komplette Vorschaltung – ihr entscheidet.
- 02
Pflichtangaben
Welche Angaben je Stelle abgefragt werden – und welche Fragen aus AGG-Gründen unterbleiben.
- 03
Stimme & Ansprache
Stimme, Tonalität und Begrüßung passend zu eurer Arbeitgebermarke.
- 04
Systemanbindung
Übergabe an euer ATS, eure Disposition oder euer CRM – je nach vorhandener Schnittstelle.
- 05
Analyse & Kontrolle
Jedes Gespräch nachvollziehbar: Transkript, Anliegen, Ergebnis. Ihr behaltet die Kontrolle.
Über uns
Warum wir?
„Im Recruiting entscheidet sich am Telefon, ob ein Kandidat im Prozess bleibt oder abspringt. Wer als Erster zurückruft, gewinnt – das ist kein Servicethema, das ist das Geschäft. Deshalb bauen wir keine Demos, sondern Systeme, die echte Bewerberanrufe annehmen.“
Spezialisiert auf Personaldienstleister
Keine generischen KI-Konzepte, sondern Gesprächslogik für Bewerbung, Disposition und Kundenanfrage.
Produktiv statt experimentell
Wir bauen keine Demos für Pitchdecks, sondern Assistenten, die echte Kandidaten am Telefon halten.
Done-for-you
Einrichtung, Betreuung und Weiterentwicklung aus einer Hand – mit mindestens 12 Monaten Support.
Recht mitgedacht
DSGVO, AGG und Löschfristen für Bewerberdaten gehören von Anfang an dazu, nicht als Nachtrag.
Compliance
Datenschutz & Gleichbehandlung
Bewerberdaten sind besonders sensibel, und im Recruiting kommt zum Datenschutz das AGG hinzu.
Verarbeitung in der EU
Sprachverarbeitung, Transkription und Speicherung laufen über die EU-Entitäten der eingesetzten Anbieter in europäischen Rechenzentren. Gesprächsprotokolle werden nach einer vereinbarten Frist gelöscht.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Mit vollständigem Auftragsverarbeitungsvertrag: Rechte, Pflichten und Löschkonzepte vertraglich geregelt. Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
AGG-konforme Gesprächsführung
Der Fragenkatalog wird so eingerichtet, dass keine Fragen nach Alter, Herkunft, Religion, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität gestellt werden. Die Vorqualifizierung erfasst Eignungsmerkmale, keine geschützten Merkmale – und trifft keine Auswahlentscheidung.
Transparenz nach Art. 13
Anrufende werden zu Gesprächsbeginn informiert, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen – und können jederzeit an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiterverbunden werden.
Pakete
Unsere Leistungen
Drei Wege zur KI im Recruiting-Alltag. Im kostenlosen Erstgespräch finden wir heraus, welcher zu eurem Betrieb passt.
KI-Beratung
Strategie & Klarheit
Ihr wollt zuerst verstehen, wo KI in eurem Recruiting Sinn ergibt? Wir analysieren euer Anrufaufkommen und eure Abläufe und erstellen einen konkreten Fahrplan.
- Analyse von Anrufaufkommen und Bewerberprozess
- Identifikation der größten Hebel
- Priorisierter Maßnahmenplan
- Unverbindlich und fundiert
- Unser Kernangebot
KI-Telefonassistent
Implementierung & Go-Live
Ihr wisst, dass euch Kandidaten am Telefon verloren gehen? Wir richten euren KI-Telefonassistenten ein – fertig konfiguriert, in 72 Stunden live.
- Erreichbarkeit rund um die Uhr ab Tag 1
- Vorqualifizierung nach euren Kriterien
- Übergabe an ATS oder Disposition mitgedacht
- DSGVO- und AGG-konform eingerichtet
Ideal für Personaldienstleister mit laufenden Stellenanzeigen und hohem Anrufaufkommen.
Preis auf Anfrage
Erstgespräch buchen Full-Service: Done-for-You
Alles aus einer Hand – dauerhaft
Ihr wollt KI produktiv nutzen, ohne euch selbst darum zu kümmern? Wir übernehmen Strategie, Einrichtung, Betreuung und Optimierung.
- Telefonassistent plus interne KI-Anwendungen
- Persönlicher Ansprechpartner
- Monatliche Auswertung der Gespräche
- Laufende Betreuung & Weiterentwicklung
FAQ
Häufige Fragen
Einordnung
Seid ihr ein Softwareanbieter?
Beides. Wir sind ein IT-Unternehmen mit eigener Softwareentwicklung – Individualsoftware, Datenarchitektur und KI-Anwendungen sind unser Tagesgeschäft. Beim Telefonassistenten bauen wir aber bewusst keine eigene Sprach-KI, sondern setzen auf einer etablierten Plattform auf und übernehmen das, was über Erfolg oder Misserfolg entscheidet: Gesprächslogik, Vorqualifizierung, Übergaberegeln, Systemanbindung, Datenschutz-Setup und laufende Optimierung. Ihr bekommt die Umsetzungskompetenz eines Softwarehauses, ohne eine Eigenentwicklung zu bezahlen.
Warum nicht einfach die Plattform selbst einrichten?
Könnt ihr. Die Software zu buchen dauert zehn Minuten. Der Aufwand steckt in den Entscheidungen danach: Welche Angaben fragt der Assistent je Stelle ab? Welche Fragen sind AGG-kritisch und müssen unterbleiben? Wann darf er selbst einen Termin vorschlagen? Was passiert, wenn ein Kunde statt eines Bewerbers anruft? Genau dafür sind wir da – und wir bleiben danach dran.
Zur Lösung
Schreckt eine KI Bewerber nicht ab?
Die Alternative ist heute meistens die Mailbox – und die schreckt zuverlässiger ab. Zu Gesprächsbeginn wird transparent auf den digitalen Assistenten hingewiesen, und jeder kann sich weiterverbinden lassen. Unsere Haltung: Für den Anrufenden zählt, dass jemand rangeht und sein Anliegen ankommt.
Wie stellt ihr sicher, dass die Vorqualifizierung AGG-konform ist?
Der Fragenkatalog wird gemeinsam mit euch festgelegt und auf Eignungsmerkmale beschränkt – Verfügbarkeit, Qualifikation, Schichtbereitschaft, Führerschein. Fragen nach Alter, Herkunft, Religion, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität werden nicht gestellt. Wichtig außerdem: Der Assistent trifft keine Auswahlentscheidung, er nimmt auf und übergibt. Die Entscheidung bleibt bei euch.
Funktioniert das mit unserem ATS?
Das hängt von den Schnittstellen eures Systems ab. Wir prüfen das im Erstgespräch konkret. Wo eine Anbindung möglich ist, nutzen wir sie. Wo nicht, arbeiten wir mit sauberen, strukturierten Übergaben – der Assistent funktioniert auch ohne tiefe Integration.
Was passiert bei Anrufen, die kein Bewerbungsanliegen sind?
Kundenanfragen mit Personalbedarf, Krankmeldungen aus laufenden Einsätzen oder dringende Rückfragen erkennt der Assistent und leitet sie nach euren Regeln sofort an die richtige Person. Ihr legt fest, was Vorrang hat.
Zur Zusammenarbeit
Was kostet das?
Das hängt vom Umfang ab: Anzahl der Niederlassungen, Aufgabenspektrum und Systemanbindung. Im kostenlosen Erstgespräch bekommt ihr eine konkrete Zahl statt einer Spanne.
Wie viel Zeit müssen wir investieren?
Rund 90 Minuten: 30 Minuten Erstgespräch, ein kompakter Fragebogen zu Stellen und Pflichtangaben und eine Feedbackrunde zum ersten Assistenten. Den Rest übernehmen wir.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Wir arbeiten auf mindestens 12 Monate angelegt – nicht als Bindung, sondern weil ein Assistent erst mit echten Gesprächsdaten richtig gut wird. Die genauen Konditionen besprechen wir offen im Erstgespräch.
Zum Erstgespräch
Was passiert im Erstgespräch?
30 Minuten, ohne Präsentation. Wir schauen uns an, wie viele Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehrend sind und an welcher Stelle Kandidaten heute abspringen. Am Ende wisst ihr, ob sich das für euch lohnt – auch wenn die Antwort nein ist.
Ist das wirklich kostenlos?
Ja. Wir investieren die Zeit, weil wir nur mit Häusern arbeiten wollen, bei denen die Lösung tatsächlich etwas bringt. Das lässt sich vorher klären.
KI muss im Recruiting nicht beeindrucken. Sie muss entlasten.
Wenn ihr wissen wollt, wie ein KI-Telefonassistent konkret in eurem Haus aussieht, lasst uns sprechen. 30 Minuten, klarer Blick auf Anrufaufkommen, Prozesse und nächsten Schritt. Wir verkaufen keine Demo – wir bauen einen Assistenten, der echte Anrufe annimmt.